Quy Trình Làm Hàng Nhập Của Forwarder

Quy trình làm hàng nhập của Forwarder như thế nào?

Với những ai mới chập chững bước vào mảng xuất nhập khẩu, chắc chắn sẽ vô cùng bỡ ngỡ với quy trình làm hàng nhập của Forwarder. Bài viết này với mong muốn chia sẻ kinh nghiệm cho các bạn nhân viên đang làm trong công ty dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá, hy vọng sẽ mang đến nhiều kiến thức hữu ích. 

Nếu như bạn là thành viên trong công ty Forwarding thì các bộ phận sẽ phối hợp để làm hàng nhập như sau:

1. Nhận chứng từ làm hàng nhập

Sau khi đã tiến hành thương lượng và chốt lô hàng với khách hàng, nhân viên bộ phận Sales sẽ chuyển file hoặc in chứng từ để chuyển cho nhân viên bộ phận khai thác. Nhân viên bộ phận khai thác tức OPS sẽ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin. 

Trên thực tế, khách hàng có thể gửi luôn bộ chứng từ bản cứng mà không cần gửi file mềm. Nhân viên bộ phận sales hoặc OPS sẽ tiến hành tạo hồ sơ cho lô hàng đó trước khi làm thủ tục xuất nhập khẩu. 

Xem thêm: Các loại phí trong xuất nhập khẩu

2. Kiểm tra chứng từ làm hàng nhập của Forwarder

Đối với quy trình làm hàng nhập của Forwarder, kiểm tra thông tin trên chứng từ không hề khó nhưng đòi hỏi tính cẩn thận và tỉ mỉ, đảm bảo sự chính xác tuyệt đối. Những thông tin này sẽ vô cùng hữu ích, giúp các bên giảm thiểu được sự cố phát sinh ngoài ý muốn.

Cụ thể:

+ Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Bạn cần kiểm tra chính xác số và ngày hợp đồng, các điều khoản đã thoả thuận như điều kiện giao hàng hay phương thức thanh toán, thông tin cụ thể về lô hàng. 

+ Hoá đơn thương mại (Comemercial Invoice): Bạn cần kiểm tra số và ngày của hoá đơn, điều kiện giao hàng ghi trên invoice, ngoài ra còn có trị giá đơn giá,...

+ Chi tiết đóng gói (Packing List): Bạn cần nắm rõ số lượng, trọng lượng và thể tích của lô hàng, phương thức đóng gói áp dụng cho lô hàng đó là gì.

+ Vận đơn hàng hoá (Bill of Lading): Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, tên tàu, số chuyến là bao nhiều, số cont vận chuyển,... Bạn cần check kỹ càng xem có vận đơn gốc hay không hay đã được telex released. 

+ Ngoài ra một số chứng từ quan tọng khác mà bạn cần kiểm tra kỹ càng, điển hình như giấy chứng nhận xuất xứ C/O.

Sau khi kiểm tra thông tin trên chứng từ, bạn cần kiểm tra chéo số liệu giữa ác chứng từ để đảm bảo mọi thông tin đều được nhất quán với nhau. Ví dụ như đơn giá, số lượng hàng hoá trong hợp đồng mua bán phải giống với các chứng từ khác. 

Bộ hồ sơ đầy đủ chứng từ, giấy tờ và thông tin trùng khớp nhau sẽ được oi là hợp lệ để tiến hành làm thủ tục hải quan. Trong trường hợp bộ hồ sơ chưa hợp lệ, nhân viên OPS bắt buộc phải báo cáo ngay với Sale để sale báo khách hàng bổ sung hồ sơ. 

Tra cứu mã HS là công việc tiếp theo phải làm. Với các khách hàng mới, bạn cần tìm hiểu chi tiết thông tin về lô hàng đó, để biết rằng lô hàng đó được phân vào nhóm mã HS nào. Nếu là khách hàng cũ với hàng hoá đã làm việc trước đó, bạn chỉ cần check xem có trung mã HS với lô trước không mà thôi.

Tiếp theo là làm biên bản giao hàng để giao cho nhà xe.

Xem thêm: Phí DOC là gì? 

3. Lên tờ khai hải quan quy trình làm hàng nhập của Forwarder

Đầu tiên, bạn cần lên tờ khai hải quan bằng cách sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử. Sau khi các chứng từ trình lên đã hợp lệ thì chuyển sang bước tiếp theo.

Kiểm tra lại thông tin trên phần mềm để đảm bảo bạn đã khai báo hải quan chính xác các thông tin về lô hàng. Bước này phải làm hết sức cẩn thận vì có những tiêu chí không được phép sửa trên tờ khai. 

Tiếp đó, bạn cần tự tính mức thuê sphair đóng là bao nhiêu, trình bày rõ ràng bằng file bảng tính excel, thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu,... Nếu kết quả trùng thì chuyển sang bước tiếp theo, nếu có sai lệch thì phải kiểm tra lại đơn giá điều chỉnh dữ liệu trên tờ khai. 

Bộ phận OPS sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ tờ khai một lần nữa để đảm bảo tính chính xác trước khi trình hải quan.

Gửi tờ khai cho khách hàng, là chủ lô hàng để họ kiểm tra và xác nhận các thông tin mà bên bạn đã khai. Tiến hành bổ sung nếu được yêu cầu và thấy hợp lý. 

Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng tờ khai từ hệ thống tự động. Tuỳ vào việc tờ khai bị phân vào luồng xanh, đỏ hay vàng thì bạn sẽ tiến hành các bước tiếp theo.

Bước cuối cùng trong công đoạn này là tiến hành nghĩa vụ nộp thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng. 

4. Lấy lệnh hãng tàu hoặc Forwarder trong quy trình làm hàng nhập

Để lấy lệnh hãng tàu, đầu tiên, bạn phải ứng tiền làm hàng. Cần liên lạc trước với hãng tàu đều thống nhất về phí lấy lệnh, phí cược cont và lô hàng của mình đã đáp ứng đủ tiêu chí lấy lệnh hay chưa. 

Nếu như bên vận tải biển là FWD thì bạn cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến, lên lấy uỷ quyền. Khi lấy lệnh, bạn cần chú ý đến phí gia hạn. 

Trước khi rời hãng tàu, bạn cần chắc chắn phải nhận được những chứng từ cơ bản sau:

+ Lệnh giao hàng có đóng dấu của hãng tàu.

+ Phiếu cược.

+ MB/L có dấu hãng tàu.

+ Các hoá đơn phí.

+ Phiếu thu tiền cược vỏ.

Xem thêm: Handling Fee là gì? 

5. Làm thủ tục thông quan - Quy trình làm hàng nhập Forwarder

Đây là bươc quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình mà chúng ta đề cập đến trong bài viết này. Toàn bộ thủ tục cần được làm chính xác bởi rất dễ phát sinh rủi ro ngoài ý muốn.

Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:

+ Tờ khai hải quan điện tử.

+ Hoá đơn thương mại.

+ Vận đơn lô hàng.

+ Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá. 

+ Hợp đồng mua bán hàng hoá.

+ Packing List.

+ Chứng nhận chất lượng lô hàng.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn chỉ việc cầm bộ hồ sơ đến cơ quan hải quan để cán bộ tiếp nhận. Họ sẽ xử lý và kiểm tra chứng từ. 

6. Làm thủ tục lấy hàng - Quy trình làm hàng nhập Forwarder

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan tại chi cụ hải quan, bạn cần cầm bộ tờ khai xuống cảng để đổi lệnh. Bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

+ Lệnh giao hàng: 1 bản gốc và 1 bản copy.

+ Giấy cược cont: 1 bản gốc.

Tiến hành nộp phí nâng hạ, đổi lệnh sau, lưu ý cần kiểm tra kỹ lưỡng số cont, chì. Sau khi nộp hồ sơ, cảng sẽ trả lại cho bạn các giấy tờ sau:

+ Lệnh nâng.

+ Hoá đơn nâng hạ hàng hoá.

Xem thêm: BAF là phí gì?

7. Giao lệnh cho xe - Quy trình làm hàng nhập Forwarder

Bạn cần giao bộ chứng từ cho đại diện nhà xe hoặc lái xe với các giấy tờ sau:

+ Phơi lệnh nâng.

+ Phiếu cược cont.

+ Biên bản giao hàng.

+ Thông tin xuất hoá đơn nâng hạ. 

8. Lấy cược cont và hoàn tiền ứng - Quy trình làm hàng nhập Forwarder

Sau khi đã giao hàng, bạn cần liên hệ trực tiếp với nhà xe để lấy phơi phiếu. Đồng thời tiến hành đổi hoá đơn hạ nếu có yêu cầu. 

9. Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành của lô hàng - Quy trình làm hàng nhập Forwarder

Không phải lô hàng nào cũng có thể thông quan theo thủ tục thông thường. Một số lô hàng đặc biệt cần tiến hành kiểm tra chuyên ngành. Điển hình là công tác đăng điểm, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm. Sau khi kiểm tra chuyên ngành thì hàng mới được đưa về kho riêng để bảo quản. Nhân viên bộ phận OPS sẽ theo dõi sát sao quá trình hoàn thành giấy kiểm tra chuyên ngành và nộp đúng hạn cho hải quan. 

Sau khi hải quan thông quan tờ khai, bạn chỉ việc gửi tờ khai gốc cho khách hàng là được. 

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình làm hàng nhập của Forwarder. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp đến số điện thoại đường dây nóng hoặc truy cập website chính thức của Trường Phát Logistics! Sự hài lòng của quý khách là thành công của chúng tôi!

SĐT: 0981 636 575 / 0908 702 303

Website: Truongphatlogistics.com.